SharePoint je nedocenitelným nástrojem pro sdílení a správu obsahu. Abychom vám pomohli využít jeho potenciál, představíme vám čtyři funkce, které mohou zlepšit vaši práci na SharePoint stránkách. Přečtete si přiložený článek a objevte funkce, o kterých jste možná nevěděli.
Efektivní správa a sdílení obsahu se v dnešní době stává pro mnoho firem klíčovou dovedností. Pokud mezi ně patří i ta vaše, možná již využíváte platformu SharePoint, která díky své široké nabídce funkcí zlepšuje efektivitu a produktivitu práce. V tomto článku vám představíme čtyři specifické funkce dostupné na stránkách v SharePoint, o kterých většina uživatelů doposud možná neví a dle našeho názoru stojí za zmínku. Nejenže usnadňují sdílení a správu obsahu, ale také přinášejí nové možnosti personalizace a zabezpečení digitálního prostoru.
1. Sdílení stránky bez poskytnutí přístupu ke kolekci stránek
Známe to všichni. Občas potřebujete sdílet jen jednu konkrétní stránku SharePoint s někým, kdo nemá přístup k celé kolekci stránek. Ať už se jedná o výsledky projektu pro externistu nebo stránku s citlivými informacemi určenou pouze pro úzkou skupinu lidí, v SharePoint situaci snadno vyřešíte. V menu najdete možnost Sdílet stránku. Pomocí této funkce si vygenerujete jedinečný odkaz, který můžete poslat vybraným účastníkům, přístup k žádnému dalšímu obsahu však není tímto povolen. Je možné si také pro daný odkaz nastavit úroveň oprávnění. Můžete je nastavit pouze pro zobrazení, nebo pro úpravy a také lze určit, jak dlouho bude odkaz aktivní. Stránku tak můžete sdílet, aniž byste ohrozili bezpečnost vašich dat.
Důležité: Uživatelé s jedinečným odkazem nemohou vidět žádný obsah ze seznamů nebo knihoven ve stejné kolekci stránek. Stále potřebují přístupová oprávnění k prostředkům kolekce webů.
2. Odesílání novinek SharePoint e-mailem
Novinky SharePoint jsou skvělým způsobem, jak informovat svůj tým nebo celou společnost o nejnovějších aktualizacích, událostech nebo oznámeních. Novinky můžete vytvářet a publikovat pomocí stránek SharePoint a budou se zobrazovat na více místech v rámci služby Microsoft 365. Co když, ale potřebujete oslovit širší publikum, nebo mít jistotu, že vaše zprávy nikomu neuniknou? Řešení je jednoduché. Vytvoříte novinku SharePoint, kterou odešlete e-mailem všem adresátům. Díky tomu zvýšíte viditelnost obsahu a zapojení týmu. Tento formát zpráv obsahuje omezený počet webových částí, aby bylo zajištěno korektní zobrazení obsahu v e-mailových klientech.
3. Vytváření seznamu videí
Pokud chcete na své stránce SharePoint vytvářet seznam videí, ale zjistili jste, že standardní webová část Stream neumožňuje vytvářet playlisty, máme pro vás řešení. Jmenuje se Microsoft Lists. Tento nástroj vám umožní vytvářet a spravovat seznamy různých dat, včetně videí. Stačí přidat názvy, popisy a URL adresy jednotlivých videí do seznamu v Microsoft Lists. Následně tento seznam můžete integrovat do své stránky SharePoint prostřednictvím webové části Microsoft Lists, která umožňuje zvolit zobrazení seznamu pro snadné přehrávání. Takto můžete jednoduše vytvořit profesionálně vypadající playlist videí a mít plnou kontrolu nad obsahem a pořadím přehrávání.
4. Funkce oříznutí obrázku ve webové části Obrázek
Říká se, že jeden obrázek sdělí víc než tisíc slov. Proto jsou obrázky základním prvkem každé stránky SharePoint. Aby ale plnily svou funkci, je potřeba je občas oříznout, nebo změnit jejich velikost. I to zvládnete v prostředí SharePoint. Nástroj ořezu najdete ve webové části Obrázek. Když přidáte obrázek, můžete jej dále upravovat pomocí možnosti Oříznout na panelu nástrojů webové části. Pomocí úchytů upravíte oblast ořezu, nebo pomocí předdefinovaných poměrů stran jej oříznete do určitého tvaru. Webová část automaticky změní velikost a polohu obrázku tak, aby se vešel na stránku. Díky tomuto nástroji můžete obrázek doladit tak, aby odpovídal vašim potřebám. Webová část Obrázek také umožňuje přidávat na stránky fotky z různých zdrojů, a to například ze zařízení, služby SharePoint nebo z webu.
ZÁVĚR
SharePoint je platformou, která nabízí celou řadu funkcí pro sdílení obsahu v rámci firmy. V tomto článku jsme se zaměřili na čtyři specifické a méně známé funkce: bezpečné sdílení jednotlivých stránek, odesílání novinek e-mailem, vytváření seznamů videí a ořezávání obrázků. Tyto funkce nejen usnadňují běžnou práci s obsahem, ale také přispívají k efektivitě a zabezpečení vašich dat. Vyzkoušejte je a zkuste, jak mohou vylepšit práci vašeho týmu. Zajímá vás více informací z oblasti Microsoft 365 – kontaktujte nás. Naši odborníci rádi zodpoví vaše dotazy.
