Máte úkoly v e-mailech, Teams chatech, OneNotu, Excelu a každý si zapisuje práci jinam? Pak pravděpodobně řešíte stejný problém jako většina firem – práce se neztrácí proto, že by ji lidé neudělali, ale proto, že nikdo neví, kdo ji má udělat a do kdy.
Právě proto vznikl Microsoft Planner. Jeho cílem není projektové řízení v podobě složitých Ganttových diagramů. Microsoft Planner má být jednoduché místo, kde tým plánuje práci, sleduje její stav a komunikuje nad konkrétními úkoly.
Pro koho je Microsoft Planner vhodný?
Microsoft Planner není určen jen projektovým manažerům. Využijí ho například:
- marketingové týmy pro kampaně, eventy nebo newslettery,
- obchodní týmy pro přípravu nabídek,
- HR pro nástupy zaměstnanců a onboarding,
- IT oddělení pro interní projekty,
- vedení firem pro strategické úkoly,
- realizační týmy pro implementace u zákazníků.
Obecně lze říci, že pokud na nějaké aktivitě spolupracují alespoň dva lidé a existuje více než několik úkolů, Microsoft Planner dává smysl.
Největší chyba při používání Microsoft Planneru
Mnoho týmů si vytvoří plán, nahází do něj desítky úkolů a za dva týdny ho přestanou používat. Důvod bývá jednoduchý. Microsoft Planner se stane pouze evidencí práce, nikoliv místem, kde se práce řídí. Aby Microsoft Planner fungoval, musí se stát součástí každodenní rutiny.
Jak vypadá ideální práce s Microsoft Planner?
Manažer pravidelně kontroluje kapacity, nastavuje priority a sleduje plnění úkolů a reaguje na případná zpoždění. Podřízení průběžně aktualizují stav svých úkolů, sledují termíny a po dokončení doplňují potřebné informace nebo komentáře.
Pokud se ale Microsoft Planner nepoužívá z obou stran na pravidelné bázi, tak data velmi rychle přestanou být aktuální.
Jak vše správně nastavit?
Nejlepším řešením v praxi je rozdělit práci do tzv. kontejnerů, a to podle fází procesu nebo typů jednotlivých úkolů. Pak je na první pohled vidět, kde se práce hromadí.
Ideální je se řídit pravidlem: Jeden úkol = jeden vlastník
Microsoft Planner technicky umožňuje přiřadit úkol více lidem. V praxi je právě toto často chyba, protože pokud má nějaký úkol 5 vlastníků, tak vlastně nemá žádného.
Používejte checklisty
Místo vytváření deseti samostatných úkolů vytvořte jeden úkol a v něm kontrolní seznam, ve kterém jsou popsány tzv. podúkoly, které lze „odškrtávat“.
Chat v úkolech Microsoft Planner
Komunikujte nad konkrétními úkoly přímo v chatu v Microsoft Planner. Můžete zmínit jednotlivé kolegy prostřednictvím @mention, docílíte tak rychle reakce a zajistíte historii diskuze. Vše tak zůstává uložené na jednom místě.
Propojení Microsoft Planner s Microsoft Teams
Jednou z největších výhod Microsoft Planneru je jeho propojení s Microsoft Teams. Úkoly, soubory, komunikace i porady tak mohou být díky tomu na jednom místě.
Typický problém mnoha týmů vypadá takto: úkol je zadaný v Microsoft Teams chatu, podklady leží na Microsoft SharePointu, termín je zapsaný v kalendáři v Outlooku a stav práce se řeší na poradě. Výsledkem je neustálé přepínání mezi aplikacemi a ztrácení kontextu.
Pokud je Microsoft Planner přidán jako karta do Microsoft Teams kanálu, vidí členové týmu aktuální úkoly přímo tam, kde spolupracují každý den. Mohou nad nimi diskutovat, sdílet související dokumenty a sledovat průběh práce bez nutnosti otevírat další aplikace.
Microsoft Planner a Microsoft 365 copilot
S nástupem Microsoft 365 Copilot nabízí Microsoft Planner více možností. Copilot dokáže pomoci s tvorbou plánů, návrhem nových úkolů, sumarizací průběhu projektu nebo přípravou podkladů pro porady. Díky tomu se snižuje množství administrativy a týmy se mohou více soustředit na samotnou práci.
Pokud využíváte Microsoft 365 Copilot, získáte v Microsoft Planneru další možnosti automatizace a můžete výrazně omezit administrativu spojenou s řízením úkolů.
5 pravidel úspěšné práce s Microsoft planner
Pět pravidel efektivní práce s Microsoft Plannerem:
- Každý úkol má vlastníka.
- Každý úkol má termín.
- Microsoft Planner se kontroluje denně nebo alespoň několikrát týdně.
- Komunikace probíhá přímo u úkolů.
- Na poradách se pracuje s Microsoft Plannerem, ne s poznámkami v zápisech.
Závěr
Microsoft Planner funguje nejlépe tehdy, když se stane „jediným zdrojem pravdy“ pro týmovou práci. Není to aplikace, kterou otevřete jednou za měsíc. Je to pracovní nástroj, který by měl být součástí každodenní rutiny stejně jako Microsoft Teams nebo Microsoft Outlook.
Pokud ho tým používá správně, získá okamžitý přehled o tom, kdo na čem pracuje, co se blíží k termínu, kde vznikají blokace a jak postupují důležité projekty. A právě to je důvod, proč je Microsoft Planner pro většinu týmů mnohem cennější než další tabulka v Excelu.
Zajímá vás více informací z oblasti Microsoft 365? Kontaktujte naše specialisty ZDE a domluvte si nezávaznou konzultaci.
