Když potřebujete najít nějaký interní dokument, kde ho hledáte? V e-mailu? V Teams? Na sdíleném disku? Nebo se raději zeptáte kolegy, protože je to rychlejší cesta?
Právě tady se nachází problém mnoha firem. Informace existují, ale lidé nevědí, kde je najdou. A čím více firma roste, tím více času se ztrácí hledáním, přeposíláním odkazů a opakováním stejných dotazů. Přitom většina organizací už má nástroj, který to dokáže vyřešit. Jmenuje se SharePoint.
A ne, opravdu to není jen místo pro ukládání dokumentů.
Když informace konečně dávají smysl
Zaměstnanci potřebují otevřít jedno místo, kde okamžitě najdou vše, co potřebují:
- aktuální firemní novinky,
- důležité oznámení vedení,
- interní směrnice,
- návody a postupy,
- kontakty na klíčové osoby,
- odkazy na firemní aplikace a systémy.
Bez složitého hledání. Bez dotazování u kolegů. A také bez nejistoty, zda mají k dispozici správnou verzi dokumentu.
Právě tak fungují moderní SharePointové stránky. Místo složité struktury složek vytvářejí přehledný firemní portál, který každý den šetří zaměstnancům čas a předchází zbytečným problémům.
Interní komunikace, která nezapadne
Víte, kolik důležitých informací ve firmě zmizí mezi desítkami e-mailů? Oznámení o změně procesu, nové benefity, důležitá školení nebo plánovaná odstávka systému. Všechno je rozesláno, ale po týdnu už si nikdo nepamatuje, kde.
SharePoint umožňuje vytvořit moderní interní komunikační prostor, kde zaměstnanci najdou všechny důležité informace, a to i zpětně. Novinky mohou být přehledně rozdělené podle týmů, projektů nebo témat a každý vidí to, co je pro něj skutečně relevantní.
Know-how, které neodchází s lidmi
Každá firma má zaměstnance, kteří „to prostě vědí“. Vědí, jak fungují konkrétní procesy, kde najít potřebné informace nebo jak vyřešit tu či onu nestandardní situaci. Problém ale nastává ve chvíli, kdy jsou na dovolené, nemocní nebo firmu opustí. SharePoint pomáhá ukládat firemní know-how do přehledných znalostních bází, wiki stránek, FAQ nebo procesních návodů. Znalosti tak nezůstávají v hlavách jednotlivců, ale jsou dostupné pro celou organizaci.
Díky tomu know-how nezávisí na jednotlivcích a firma o něj nepřijde ani po personálních změnách.
Efektivnější onboarding zaměstnanců
První dny v nové práci bývají často náročné. Nový kolega dostane několik e-mailů, desítky odkazů a hromadu dokumentů. Než se zorientuje, uplyne řada týdnů. Se SharePointem může mít každý nováček vlastní onboardingový portál s informacemi o společnosti, organizační struktuře, procesech, školeními, kontakty i odpověďmi na nejčastější otázky.
Nový zaměstnanec se tak mnohem rychleji zapojí do práce a méně zatěžuje ostatní. Navíc se může k informacím pohodlně vracet, kdykoli je to potřeba.
Prostor pro spolupráci
Obchod, IT, marketing, výroba nebo vedení firmy. Každý tým má jiné potřeby, ale všichni potřebují sdílet informace. SharePoint umožňuje vytvářet samostatné týmové a projektové stránky, které zůstávají součástí jednoho prostředí Microsoft 365. Lidé tak snadno přecházejí mezi dokumenty, Teams, firemními novinkami i aplikacemi bez zbytečného přepínání. Firmy často investují do nových systémů a automatizací, ale přitom každý den ztrácejí hodiny času hledáním informací. Právě zde dokáže dobře navržený SharePoint přinést rychlý a měřitelný přínos, tzn.:
- méně zbytečných e-mailů,
- rychlejší vyhledávání informací,
- jednodušší sdílení informací.
- efektivnější onboarding nových zaměstnanců,
- zlepšení komunikace i produktivity.
Závěr
Správné využívání SharePointu nestojí na tom, kolik dokumentů do něj uložíte. Stojí na tom, zda se stane místem, kam zaměstnanci chodí každý den pro důležité informace. V ARIONu pomáháme firmám navrhovat SharePointové stránky tak, aby nebyly jen další složkou v Microsoft 365, ale skutečným centrem firemní komunikace, sdílení znalostí a spolupráce.
Pokud dnes využíváte SharePoint pouze jako úložiště dokumentů, možná přicházíte o jednu z největších hodnot, které už ve své licenci Microsoft 365 máte. Chcete, aby zaměstnanci nacházeli důležité informace na jednom místě a neztráceli čas jejich hledáním? Ozvěte se nám ZDE a společně navrhneme SharePointové řešení pro vaši organizaci.
