Sdílejte:

Tipy pro úsporu času při práci s Microsoft Outlook

Praktické rady a tipy pro každodenní práci

Publikováno: 24. 09. 2024
Laptop,With,An,Open,Email,Application,And,A,Physical,Notebook.

ÚVOD

Microsoft Outlook je jedním znejvyužívanějších nástrojů pro správu e-mailů a plánování. Přinášíme vám podrobné tipy, jak tento nástroj využít ke zvýšení rychlosti a efektivity vaší práce. 

1. Klávesové zkratky

Používání klávesových zkratek vám zjednoduší práci. Zde je výčet vybraných zkratek: 

  • Ctrl + N: Rychlé vytvoření nového e-mailu 
  • Předčítání emailu: Windows + CTRL + ENTER 
  • Ctrl + E: Rychlé hledání v e-mailech 
  • Odpověď na email: CTRL + R 
  • Přeposlání emailu: CTRL + F 

2. Kategorizace e-mailů a událostí

Zavedení barevných kategorií vám umožní rychle se orientovat v doručené poště a kalendáři. 

  • Otevřete e-mail nebo událost. 
  • Klikněte na „Značky“ v horním panelu. 
  • Barevně označte různé projekty nebo priority pro lepší přehled. 

3. Automatizace pomocí pravidel

Automatická správa příchozích e-mailů vám ušetří drahocenný čas. 

  • Přejděte do „Soubor“ > „Spravovat pravidla a upozornění“. 
  • Vytvořte nové pravidlo, které například přesune e-maily od určitého odesílatele do konkrétní složky. 
  • Nastavte pravidla pro automatické přidávání štítků nebo oznamování důležitých zpráv. 
Automatizace pomocí pravidel ​

4. Rychlé kroky

Rychlé kroky vám umožní zjednodušit a automatizovat víceúkolové procesy. 

  • Na kartě „Domů“ najděte „Rychlé kroky“. 
  • Vytvořte nový rychlý krok, například „Odpovědět a Archivovat“. 
  • Nastavte akce, které budou provedeny jedním kliknutím. 

5. Plánované odeslání e-mailů

Pokud chcete naplánovat odeslání e-mailu na později, nastavení provedete takto: 

  • Při psaní e-mailu klikněte na „Možnosti“ a poté na „Odložit doručení“. 
  • Nastavte datum a čas, kdy má být e-mail odeslán. 
  • Tato funkce je skvělá pro plánování komunikace mimo pracovní hodiny. 
Plánované odeslání e-mailů
Využití šablon emailů

6. Využití šablon e-mailů

Posíláte často podobné e-maily? Využijte šablony. 

  • Vytvořte nový e-mail a napište text, který chcete opakovaně používat. 
  • Uložte jej jako šablonu přes „Soubor“ následně přejděte na „Uložit jako“ a vyberte „Šablona Outlook“. 
  • Do pole název souboru zadejte název „Šablony“ a dejte „Uložit“. 
  • Pro použití šablony přejděte na „Domů“ > „Nové položky“ > „Další položky“ > „Zvolit formulář“ a „Uživatelské šablony“. 

7. Rychlé vyhledávání

Naučte se efektivně používat hledání. 

  • Použijte klávesovou zkratku Ctrl + E pro rychlý přístup k vyhledávání. 
  • Upravte filtry pro přesné hledání podle odesílatele, data nebo přílohy. 
  • Uložte si často používaná hledání pro rychlý přístup. 

8. Vytváření úkolů

Plánování snadno a rychle nahradí tužku a papír. 

  1. V navigačním podokně vyberte „Úkoly“ a zvolte „Nový úkol“, vyberte Nové položky > Úkol nebo stiskněte kombinaci kláves Ctrl+Shift+K. 
  2. Do pole „Předmět“ zadejte název úkolu. Doporučujeme zadat krátký název a pak přidat podrobnosti do textu úkolu. 
  3. Pokud má úkol pevně dané datum zahájení a ukončení, nastavte „Datum zahájení“ nebo „Termín splnění“. 
  4. Prioritu úkolu nastavte pomocí pole „Priorita“. 
  5. Pokud chcete nastavit připomenutí, zaškrtněte políčko „Připomenutí“ a nastavte datum a čas. 
  6. Vyberte Úkol > Uložit & Zavřít. 

Závěr

Díky těmto tipům si můžete usnadnit každodenní pracovní rutinu při práci s Microsoft Outlook. Správné používání těchto funkcí vám umožní mít lepší přehled o vaší komunikaci a úkolech. 

Chtěli byste vědět více informací z oblasti Microsoft 365? Kontaktujte naše odborníky zde.

Starší příspěvky:

Poslední dobou ze všech stran slyšíme, že kybernetické hrozby neustále rostou, a proto není překvapující, že potřeba zajištění bezpečnosti dat a systémů

Není pochyb o tom, že ochrana citlivých informací a zdrojů je pro každou firmu klíčová. Autentizace a řízení přístupu jsou základními prvky bezpečnostní

Tipy pro úsporu času při práci s Microsoft Outlook

Laptop,With,An,Open,Email,Application,And,A,Physical,Notebook.

ÚVOD

Microsoft Outlook je jedním znejvyužívanějších nástrojů pro správu e-mailů a plánování. Přinášíme vám podrobné tipy, jak tento nástroj využít ke zvýšení rychlosti a efektivity vaší práce. 

1. Klávesové zkratky

Používání klávesových zkratek vám zjednoduší práci. Zde je výčet vybraných zkratek: 

  • Ctrl + N: Rychlé vytvoření nového e-mailu 
  • Předčítání emailu: Windows + CTRL + ENTER 
  • Ctrl + E: Rychlé hledání v e-mailech 
  • Odpověď na email: CTRL + R 
  • Přeposlání emailu: CTRL + F 

2. Kategorizace e-mailů a událostí

Zavedení barevných kategorií vám umožní rychle se orientovat v doručené poště a kalendáři. 

  • Otevřete e-mail nebo událost. 
  • Klikněte na „Značky“ v horním panelu. 
  • Barevně označte různé projekty nebo priority pro lepší přehled. 

3. Automatizace pomocí pravidel

Automatická správa příchozích e-mailů vám ušetří drahocenný čas. 

  • Přejděte do „Soubor“ > „Spravovat pravidla a upozornění“. 
  • Vytvořte nové pravidlo, které například přesune e-maily od určitého odesílatele do konkrétní složky. 
  • Nastavte pravidla pro automatické přidávání štítků nebo oznamování důležitých zpráv. 
Automatizace pomocí pravidel ​

4. Rychlé kroky

Rychlé kroky vám umožní zjednodušit a automatizovat víceúkolové procesy. 

  • Na kartě „Domů“ najděte „Rychlé kroky“. 
  • Vytvořte nový rychlý krok, například „Odpovědět a Archivovat“. 
  • Nastavte akce, které budou provedeny jedním kliknutím. 

5. Plánované odeslání e-mailů

Pokud chcete naplánovat odeslání e-mailu na později, nastavení provedete takto: 

  • Při psaní e-mailu klikněte na „Možnosti“ a poté na „Odložit doručení“. 
  • Nastavte datum a čas, kdy má být e-mail odeslán. 
  • Tato funkce je skvělá pro plánování komunikace mimo pracovní hodiny. 
Plánované odeslání e-mailů
Využití šablon emailů

6. Využití šablon e-mailů

Posíláte často podobné e-maily? Využijte šablony. 

  • Vytvořte nový e-mail a napište text, který chcete opakovaně používat. 
  • Uložte jej jako šablonu přes „Soubor“ následně přejděte na „Uložit jako“ a vyberte „Šablona Outlook“. 
  • Do pole název souboru zadejte název „Šablony“ a dejte „Uložit“. 
  • Pro použití šablony přejděte na „Domů“ > „Nové položky“ > „Další položky“ > „Zvolit formulář“ a „Uživatelské šablony“. 

7. Rychlé vyhledávání

Naučte se efektivně používat hledání. 

  • Použijte klávesovou zkratku Ctrl + E pro rychlý přístup k vyhledávání. 
  • Upravte filtry pro přesné hledání podle odesílatele, data nebo přílohy. 
  • Uložte si často používaná hledání pro rychlý přístup. 

8. Vytváření úkolů

Plánování snadno a rychle nahradí tužku a papír. 

  1. V navigačním podokně vyberte „Úkoly“ a zvolte „Nový úkol“, vyberte Nové položky > Úkol nebo stiskněte kombinaci kláves Ctrl+Shift+K. 
  2. Do pole „Předmět“ zadejte název úkolu. Doporučujeme zadat krátký název a pak přidat podrobnosti do textu úkolu. 
  3. Pokud má úkol pevně dané datum zahájení a ukončení, nastavte „Datum zahájení“ nebo „Termín splnění“. 
  4. Prioritu úkolu nastavte pomocí pole „Priorita“. 
  5. Pokud chcete nastavit připomenutí, zaškrtněte políčko „Připomenutí“ a nastavte datum a čas. 
  6. Vyberte Úkol > Uložit & Zavřít. 

Závěr

Díky těmto tipům si můžete usnadnit každodenní pracovní rutinu při práci s Microsoft Outlook. Správné používání těchto funkcí vám umožní mít lepší přehled o vaší komunikaci a úkolech. 

Chtěli byste vědět více informací z oblasti Microsoft 365? Kontaktujte naše odborníky zde.

Sdílet aktualitu:

Nezmeškejte novinky

Neodkládejte řešení technologických problémů.
Spojte se se zkušeným partnerem, který je vyřeší za vás.