V minulém článku jsme se zabývali využitím Microsoft SharePoint jako intranet. Tento nástroj ale nabízí mnohem více a může vám výrazně pomoci automatizovat rutinní úkoly, zlepšit spolupráci, zefektivnit procesy a propojit s ním můžete i další technologie, jako je například Microsoft 365 Copilot. Pojďme se podívat na další praktické tipy, jak Microsoft SharePoint využít.
1. Propojení s Microsoft 365 Copilot
Jednou z nejnovějších možností, jak Microsoft SharePoint využít, je propojit ho s Microsoft 365 Copilot. Tento inteligentní asistent vám pomůže nejen s vyhledáváním informací, ale i se zpracováním dat.
Jak to funguje?
- Vyhledávání informací: Stačí se Copilota zeptat na konkrétní informace, například „Najdi poslední verzi naší marketingové strategie“ nebo „Kdy máme příští školení o bezpečnosti práce?“ Copilot prohledá SharePoint a okamžitě vám poskytne odpovědi, které potřebujete.
- Generování obsahu: Copilot může na základě dokumentů uložených na SharePointu vytvořit návrhy e-mailů, reportů nebo prezentací. Například: „Vytvoř shrnutí z poslední porady na základě zápisu na SharePointu.“
- Analýza dat: Pokud máte na SharePointu uložené tabulky nebo reporty, Copilot je dokáže zpracovat a vytvořit vizualizaci dat nebo klíčové informace z dokumentů.
🎯 Tip z praxe: Použijte Microsoft 365 Copilot k přípravě týdenních přehledů nebo reportů. On za vás vyhledá relevantní informace a vytvoří přehledný dokument, který můžete rovnou sdílet.
2. Automatizace procesů pomocí Power Automate
Microsoft SharePoint ve spolupráci s Microsoft Power Automate dokáže automatizovat téměř jakýkoli rutinní proces, což vám ušetří čas a eliminuje lidské chyby.
Příklady automatizace:
- Schvalování dovolené: Zaměstnanci vyplní žádost o dovolenou prostřednictvím formuláře na SharePointu. Power Automate automaticky odešle žádost ke schválení nadřízenému a po schválení ji zapíše do sdíleného kalendáře.
- Připomínky na termíny: Automaticky posílejte upozornění na blížící se expiraci smluv, termíny školení, vypršení platnosti certifikací, termíny úkolů či projektů nebo blížící se termín vypršení platnosti kontroly STK u vašeho vozového parku.
- Zpracování faktur: Po nahrání faktury na SharePointu ji systém automaticky zařadí do příslušné složky, oznámí její existenci odpovědné osobě a připraví ji ke schválení v rámci schvalovacího procesu.
🎯 Tip z praxe: Použijte šablony Microsoft Power Automate pro rychlé nastavení procesů, jako je schvalování dokumentů nebo odesílání připomínek. Vše si upravíte dle potřeb firmy.
3. Centrální platforma pro vzdělávání
Microsoft SharePoint může fungovat také jako platforma pro rozvoj zaměstnanců. V kombinaci s dalšími nástroji Microsoft 365 můžete vytvořit komplexní vzdělávací prostředí.
Jak na to?
- Knihovna školících materiálů: Vytvořte knihovnu a ukládejte návody, záznamy webinářů, e-learningové kurzy a testy na jedno místo.
- Sledování pokroku zaměstnanců: Vytvořte seznam zaměstnanců a propojte příslušná školení s jednotlivými zaměstnanci. Sledujte, kdo již absolvoval potřebné vzdělávací programy a kdo je má ještě absolvovat.
- Automatizované připomínky: Nastavte upozornění pro zaměstnance, kteří mají absolvovat povinné školení či testy (např. bezpečnost práce nebo GDPR).
🎯 Tip z praxe: Propojte Microsoft SharePoint s Microsoft Viva Learning, abyste mohli nasdílet externí vzdělávací kurzy, jako je třeba Coursera a poskytnout zaměstnancům personalizovaná doporučení.
4. Virtuální prostor pro inovace a nápady
Podpořte přirozenou kreativitu zaměstnanců ve firmě vytvořením virtuálního prostoru, kde mohou zaměstnanci sdílet své nápady a navrhovat nejrůznější zlepšení.
Jak na to:
- Nástěnka nápadů: Vytvořte stránku na SharePointu, kde mohou zaměstnanci přidávat své nápady na zlepšení procesů, produktů anebo služeb.
- Hlasování: Umožněte ostatním zaměstnancům hlasovat pro nejlepší nápady, aby management znal názor většiny.
- Zpětná vazba: Sdílejte zde informace o tom, jaké návrhy byly realizovány, a informujte ostatní o jejich výsledcích.
🎯 Tip z praxe: Motivujte zaměstnance třeba odměnami za nejlepší nápady, třeba i ve formě veřejného ocenění.
5. Plánování a realizace firemních akcí
Organizace firemních akcí může být někdy náročná, pokud nemáte vše dobře nastavené. Microsoft SharePoint vám pomůže vše související s plánováním akcí uložit na jedno místo a zpřehledníte tak informace dovnitř firmy.
Jak na to:
- Plánování akcí: Vytvořte stránku pro sdílení informací o akcích, jako jsou teambuildingy, celofiremní školení nebo firemní večírky.
- Registrace účastníků: Přidejte ke každé akci formulář pro přihlášení na akci a automaticky generujte seznamy účastníků.
- Sdílení materiálů: Po akci nahrajte fotografie, prezentace nebo záznamy, aby si je účastníci mohli kdykoli stáhnout.
6. Interní newsletter
Zapomeňte na rozesílání interních newsletterů přes e-mail. Microsoft SharePoint umožňuje vytvořit prostor, kde bude obsah newsletter uložený přehledně na jednom místě.
Jak na to?
- Vytvořte stránku pro newsletter: Použijte možnost „Novinky“ na SharePointu a pravidelně publikujte různé aktuality, jako jsou firemní úspěchy, nové projekty, informace o nových zákaznících, změny v procesech nebo oznámení o nástupu nových zaměstnancích.
- Personalizace obsahu newsletteru: V případě potřeby můžete nastavit různý obsah newsletteru pro jednotlivá oddělení, aby každý zaměstnanec viděl jen to, co je pro něj relevantní.
- Nastavení notifikací: Nastavte automatické notifikace, které zaměstnancům pošlou e-mail, jakmile bude nové vydání newsletteru publikováno.
🎯 Tip z praxe: Můžete přidat interaktivní prvky, jako jsou ankety nebo komentáře, aby zaměstnanci mohli případně reagovat na obsah newsletteru.
Závěr
Microsoft SharePoint je perfektní platforma, která dokáže usnadnit práci v téměř každé oblasti firmy. Propojení s nástroji, jako je Microsoft 365 Copilot, Microsoft Power Automate nebo Viva Learning, otevírá dveře k mnohým vylepšením sdílení informací. A tak, ať už hledáte řešení pro vzdělávání, plánování akcí nebo zapojení zaměstnanců, Microsoft SharePoint může být ideální volbou. Pokud potřebujete pomoci s nastavením, jsme tu, abychom vám pomohli – kontaktujte nás.
